撰稿人：Peter Shackleton, MPS銷售支援及售前經理, Brother英國

辦公室環境正在經歷有史以來最大的變化，隨之而來的是打印需求的改變。

辦公技術需求不斷改變

IT 的世界不會一成不變，轉變的不僅僅是技術，還有態度。作為成本控制的重要一環，IT 面臨愈來愈多減少開支的壓力。我們還留意到人們使用的技術也發生了變化。在 Brother的研究發現，雖然企業可能仍使用A3打印，但打印量不一定證明投資大型獨立設備是合理的。然而，許多客戶仍然經常把這個條件放入優先考慮的列表中，以致最後設備沒有被充分利用。

理論上，集中於一台打印機進行打印應是降低成本的一種方式，然而，現實情況不一定如此。事實上，集中打印實際上可能會導致更高成本及不必要的風險，如浪費時間、降低生產力甚至數據安全性的問題，更不用說像釘裝和摺疊這些需要付費的功能，將會變得愈來愈低價值。

我們的工作模式也在不斷變化，除了促使更多人遙距工作外，COVID-19的爆發還迫使許多人重新評估辦公環境的健康和安全，需要考慮的因素包括社交距離及多人共用同一部打印設備等，這些問題都能以平衡部署方案解決。

甚麼是平衡部署？有甚麼好處？

平衡部署是將設備有策略地放置於公司或工作環境中最切合員工需要的區域。我會將它當作是確保合適的人在合適的位置使用合適的打印機，它根據每個人的工作方式以及他們實際使用設備的目的去設置，有助於將工作效率提升至最高。

例如市場部可能需要彩色打印和掃描，而接待處人員可能只需要打印黑白文件。市場部可以擁有自己的一台彩色多功能打印設備，；而接待處可以擁有一台小型黑白座枱式打印機，而不是不同部門共用一台中央打印機。機密數據可透過 SecurePrint 和pull print在市場部的設備上保存及打印。另外，接待人員如果需要為訪客打印文件，則不必離開辦公桌，以免無人當值。

平衡部署是 Brother 自由印服務 (MPS) 的一部分。自由印透過監察使用情況、自動補充耗材和滿足企業特別的打印需求，令企業能夠提高工作效率、生產力和資訊安全。Brother「自由印」提供靈活打印計劃，不設每月打印限額，合約期內可每月自由調配打印量。透過確保有效地滿足每個人的切身需要，平衡部署方案進一步增強了打印流程的管理。

許多企業不會將平衡部署方法視為標準、現今的管理打印解決方案的一部分，但平衡部署的一大優勢是減少軟成本，例如員工時間。此外，它的可用性更高，如果中央打印機出現故障，通常沒有替代方案，這代表關鍵文件都無法打印，但擁有多台打印機就可以提高實用性並避免降低工作效率。通常，當員工走到中央設備途中，他們會與某個人交談，最終可能不得不排隊等候領取文件。這可能看起來十分細微，但一年下來，基礎設施會導致低效率，並最終影響生產力。我們拜訪的一位客戶擁有 100 部不同型號的打印機，均使用不同的耗材。這不僅令訂購程序變得繁瑣，而且存儲也是一個主要問題，將正確的耗材送到正確的打印機變得非常繁複。

平衡部署適合您嗎？

與良好的託管打印服務一樣，平衡部署的意義在於它適合您的業務和您的企業獨特的工作模式。為了做到這一點，我們的售前技術顧問團隊提供了多種不同的評估服務，例如遠程 DCA（數據收集代理），以掌握當前打印機群的數據並分析打印量和趨勢。我們還可以提供上門服務以確認客戶的的難題，將低效率和安全風險除去。該團隊還會進行尊貴用戶訪談，以便從用戶的角度了解哪些措施有成效及哪些沒有，並考慮將這些資訊加入未來的解決方案設計中。我們主要目標是去改善用戶的體驗，令團隊真正投入在您的業務中，讓內部員工使用相同語言和術語，以利於內部溝通和教育。

找到正確的平衡點

我們的工作模式已經轉變，現有的中央打印設置不再是最有效的辦事模式。平衡部署作為大規模管理打印服務的一部分，提供了一個專注於成本、控制、安全性和可持續性的客制化解決方案，使您能發現可用以前從未考慮過的新方法提高效率、降低成本和提高安全性。這是現今工作場所的完美打印解決方案。

在這個案例中，您可以看到 Brother 平衡部署的方法。如果您想了解更多資訊，請立即與我們的專業團隊聯絡。